Skip to content
Organigrama

¿Cómo hacer un organigrama?

Cómo hacer un organigrama

La organización en cualquiera de sus expresiones tiene una aplicabilidad universal, por eso sea cual sea su entorno es de vital importancia. A nivel empresarial o institucional se conoce bajo el nombre de organigrama, que no es más que la síntesis de forma gráfica de toda esa organización funcional y estructural interna.

¿Qué se debe realizar previo al diseño de algún organigrama?

Cómo hacer un organigrama

El organigrama no es más que una síntesis gráfica, por ello para su realización se debe conocer toda la información real del ente. Estos datos se obtienen entrevistando a los más altos puestos o departamentos. Pues para la realización de un organigrama completo, se debe conocer todos los puestos, niveles jerárquicos, líneas de mando. La cantidad de personas que hacen vida dentro de la compañía o institución así como, aspectos de funcionamiento y organización empresarial.

Aunado a ello, se debe tener un conocimiento previo acerca de las comunicaciones interpersonales entre los trabajadores y las funciones internas de cada uno de ellos. Es decir, se deben saber absolutamente todos los aspectos del órgano. Por ende, esta información es suministrada por la máxima autoridad. Y contrastada con los archivos de esta, pues se necesita que sea veraz dicha información.

Existen muchos tipos de organigrama, ¿Cuál elegir?

Antes de comenzar todo el periplo necesario para la elaboración de un organigrama, es importante determinar el tipo de organigrama que mejor se adapte a la complejidad de la empresa o institución. Por tal razón, se han postulado diferentes modelos que se presentan a continuación:

  1. De línea simple y directa

Es ideal para la pequeña y mediana empresa, pues son en estas que se habla de una sola línea de mando, dónde una sóla figura supervisa a todo el personal.

  1. De línea ramificada

En este organigrama, se presentan divisiones desde el poder central, pues son para empresas grandes, que necesita expandir el poder para poder abarcar todos los aspectos funcionales.

A su vez, estos dos tipos de organigrama se pueden subdividir según el objetivo final en 4 tipos más, para una mejor organización:

  • Por funciones: Esta es la división por departamentos, pues cada trabajador o grupo de ellos, cumple una función específica dentro de la empresa y por eso esta es una forma más sencillo de organizar la empresa.
  • Extensiones: Se puede dividir el organigrama, de acuerdo, a las sucursales o líneas de venta que tenga esa empresa.
  • Clientes y productos: Esta son para empresas que elaboran distintos productos para distintos clientes, puede seccionarse en varios grupos, de acuerdo a estos dos aspectos.

Significado universal de los elementos de un organigrama.

Los organigramas, son dibujos sistemáticos los cuales contienen una serie de figuras geométricas y líneas, que de acuerdo a su posición y sentido tienen un significado especial, la cual es aplicable en todos los organigramas que existen en cualquier empresa, institución o en una organización.

Esto significa, que hacer un organigrama no es cosa del azar, sino más bien, un procedimiento que cumple con una serie de características importantes. Los símbolos de este gráfico son:

  • Figuras Geométricas: Aquí engloba, triángulos, cuadrados, círculos, pentágonos … estas figuras vienen a representar los órganos o puestos dentro del mapa organizacional.
  • Flechas: Las flechas según el sentido que tengan, representan las líneas de mando. Si están en dirección ascendente, implican deber u obligaciones hacia los superiores, y viceversa. De forma descendente representan autoridad, dominio u órdenes.
  • Líneas: Vienen a representar las líneas comunicativas entre los órganos así como para esclarecer las relaciones entre ellas. Se representan de forma horizontal, por ello en un organigrama. Determinan las comunicaciones entre departamentos y el nivel de jerarquía pues al ser unidas de forma paralela tienen el mismo grado de importancia dentro de la organización.

Procedimiento para la elaboración de un organigrama

Una vez establecido el tipo de organigrama y teniendo un conocimiento previo de cada una de sus partes, se procede a la elaboración del mismo. Como se mencionó, el primer paso consiste en recolectar toda la información necesaria, posteriormente se procede a ordenarla y sistematizarla. Al estar listo con estos dos pasos, comienza la parte más importante:

  1. Define el diseño

Existen muchos diseños de organigrama, pero los más utilizados son esquemas, en sentido vertical u horizontal y esto va a depender del grado de complejidad del mismo. Por eso es importante tener en cuenta este aspecto, pues el horizontal es mayormente utilizado en instituciones.  También compañías más extensas.

  1. Establece los grados o categorías

Este es un aspecto muy importante pues se debe ser muy cuidadoso al momento de seccionar todo el personal. Pues se evitan discusiones y problemas en cuanto a los niveles jerárquicos. Aquí se utilizará la información recolectada acerca de los trabajadores, sus funciones, cargos y departamentos

  1. Construye el organigrama

Quizás este sea el paso más creativo y metódico de todos. Pues aquí es donde se procede a construir de forma palpable el organigrama, empleando las líneas, flechas y figuras. Anteriormente, se realizaban a pulso en papel, pero ahora con el desarrollo tecnológico se puede producir de manera digital a través de procesadores de textos o programas especiales.

  1. Comprueba que esté correctamente

Este es el último pero más importante paso, pues una vez terminado se debe corroborar que toda la información sea veraz. Bien planteada y estructurada, por eso, se recomienda, que una vez terminado, sea expuesto a los entes máximos de la institución que aprueben la estructura organizacional.

  1. Publicar

Este es un esquema que debe ser de conocimiento público. Por ello, que una vez que este culminado debe publicarse en lugar al que todos tengan acceso. En cada departamento y si es posible que sea enviado a cada trabajador o elemento del organigrama.

Consejos Importantes para un excelente organigrama

 

La excelencia en el organigrama va a determinar la efectividad y continuidad de la empresa o institución. Pues al estar organizado un plantel, la producción se realiza con normalidad y se evitan errores dentro del mismo. Por ello, se debe procurar que el organigrama:

  • Debe ser sencillo: Menos es más, el organigrama debe plantearse de manera simple, sin tantos adornos, lo fundamental.
  • De fácil comprensión: Pues no es viable un organigrama que nadie pueda entender. Pues la idea de ello es que todo el personal comprenda su posición y responsabilidades dentro del órgano, pues así se evitan los malos entendidos.
  • Un modelo básico sin límites: Las instituciones, órganos, empresas son entes cambiantes. Por ello un organigrama no debe ser un modelo fijo sino más bien debe tener un diseño que se pueda modificar al momento de cambios internos o crecimiento del mismo.
  • Elaborado a tiempo: Aunado con lo anterior, es algo que se debe realizar en un tiempo constante y debe ser actualizado gradualmente. Pues un organigrama que se publicó años después de lo previsto, no es quizás factible para ese momento.

¿Es realmente importante?

Hacer un organigrama siempre es importante por sus beneficios dentro del ambiente laboral. Pues le permite a cada uno de los individuos conocer su papel en la estructura. Quienes son sus autoridades, a quién recurrir ante cualquier situación, entre otros. Es por ello, que el organigrama debe ser de conocimiento público y un requisito necesario en cualquier sitio. Por muy grande, complejo o pequeño que sea, pues permite identificar errores y estimular los cambios que sean necesarios.

¡Sé capaz de impulsar tu negocio, una buena organización siempre es importante para todo, para una empresa, institución, país o hasta para la vida en sí! Aplica los organigramas y verás los increíbles resultados

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *